Obowiązki podatnika przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej
Podatnicy, którzy prowadzą sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych muszą liczyć się z koniecznością założenia kasy fiskalnej. Obecnie podstawowym kryterium zwolnienia z obowiązku stosowania kasy jest wysokość obrotu. Urządzeń fiskalnych nie muszą instalować firmy, w których sprzedaż detaliczna nie przekracza 20 000 zł. Kasę rejestrującą należy zastosować do ewidencji w ciągu 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym został przekroczony limit. Szczegółowy wykaz zwolnień zawarty jest w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 roku (Dz.U. 2014 poz. 1544). W przypadku, gdy przedsiębiorca nie może skorzystać ze zwolnień, będzie musiał zakupić kasę fiskalną oraz wykonać dodatkowe obowiązki związane z jej wprowadzeniem. Zadania podatnika związane z rozpoczęciem stosowania kas fiskalnych można podzielić na 3 etapy:
- Pierwszym krokiem jest zgłoszenie zawiadomienia informującego o liczbie kas oraz miejscu ich używania. Należy to zrobić jeszcze przed rozpoczęciem ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy. Odpowiednie zgłoszenie należy złożyć naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego. Pismo to służy do określenia całkowitej liczby kas, które będą wykorzystywane w przedsiębiorstwie, a także do wskazania adresów instalacji sprzętu. Jest to związane z faktem, iż podatnicy mają możliwość instalowania kas w kilku etapach.
Rozpoczęcia ewidencjonowania należy dokonać przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby kas, które zostały zgłoszone przez podatnika do US. W następnych miesiącach podatnicy powinni wprowadzać kolejne kasy. Przykładowo, podatnik zgłaszający w urzędzie 9 kas fiskalnych, co miesiąc powinien instalować co najmniej 2 kasy (9/5=1,8, po zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych). Z tego powodu urząd skarbowy musi zostać poinformowany o ogólnej liczbie kas, jakie docelowo będą zainstalowane przez podatnika. Umożliwi to sprawdzenie, czy ich instalacja odbywała się zgodnie ze wspomnianym harmonogramem.
W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania tylko jedną kasę, opisywane zawiadomienie może być dokonane na formularzu zgłoszenia danych dotyczących kasy (o którym szerzej w punkcie 3). Warunkiem jest dokonanie takiego zgłoszenia przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej.
Należy również pamiętać o tym, że złożenie zawiadomienia o liczbie kas jest niezbędne do skorzystania z ulgi z tytułu zakupu kasy, czyli do możliwości odliczenia 90% kwoty wydatkowanej na zakup kasy (nie więcej jednak niż 700 zł).
2. Przed rozpoczęciem ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy powinna nastąpić również jej fiskalizacja. Jest to jednorazowa czynność dokonywana przez serwisanta, polegająca na aktywacji trybu fiskalnego pracy kasy z równoczesnym wpisaniem numeru NIP podatnika do pamięci fiskalnej. Po dokonaniu fiskalizacji podatnicy mogą dokonywać sprzedaży wyłącznie w trybie fiskalnym.
3. Ostatnim etapem jest zgłoszenie przez podatnika danych dotyczących kasy. Zgłoszenie to należy złożyć właściwemu urzędowi skarbowemu w ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji kasy. Obowiązek ten ciąży zarówno na podatniku, jak i na firmie serwisującej kasę. Na podstawie zgłoszenia urząd skarbowy nadaje kasie numer ewidencyjny, który w sposób trwały należy nanieść na obudowę kasy oraz wpisać do książki kasy.
Po dokonaniu powyższych czynności związanych z instalacją kasy, podatnicy są zobowiązani przede wszystkim do:
a) ewidencjonowania na kasie każdej sprzedaży (w tym zwolnionej z podatku VAT),
b) drukowania i wydawania paragonu fiskalnego nabywcy towaru bądź usługi,
c) sporządzania raportów dobowych i okresowych (raporty dobowe sporządza się po zakończeniu sprzedaży w danym dniu i nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym, natomiast raporty okresowe sporządza się zawsze po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu),
d) dokonywania obowiązkowego przeglądu technicznego nie rzadziej niż co 2 lata.
Agnieszka Stocka
DK Doradztwo sp. z o.o.
